O que eu nunca deveria terceirizar pra agência e sempre manter dentro da clínica?

"O que eu nunca deveria terceirizar pra agência e sempre manter dentro da clínica?"

Você não está perguntando isso por desconfiança. Está perguntando porque já viu de perto o que acontece quando a resposta chega tarde.

A clínica cresce, o marketing vira caixa preta, e um dia o contrato termina. Aí você descobre que a conta de anúncio, o pixel, o domínio e a lista de pacientes estão no nome de outra empresa.

A resposta curta: terceirize a execução, nunca o comando. Execução é ofício, e ofício se compra bem. Comando é titularidade, responsabilidade legal e relacionamento com paciente, e isso não se compra nem se delega.

Tem um detalhe que a maioria dos donos descobre no pior momento: a lei não terceiriza junto com o contrato. Pela LGPD (Lei 13.709/2018), no Art. 39, o operador trata os dados segundo as instruções do controlador, e o controlador verifica a observância das próprias instruções e das normas sobre a matéria. Na relação clínica e agência, a clínica é a controladora.

Neste guia você vai ver:

• A linha exata que separa o que sai da clínica do que nunca sai.
• Os ativos digitais que precisam estar no CNPJ da clínica, e o que você perde em cada um se estiverem no da agência.
• Por que a responsabilidade ética do anúncio (CFO-196/2019) e o papel de controladora de dados (LGPD) ficam com você mesmo com contrato assinado.
• O que pode e deve ser terceirizado sem culpa.
• O checklist de auditoria de acessos e titularidades pra rodar ainda hoje.

A linha que divide: execução sai, comando fica

A pergunta errada é "o que a agência faz?". A pergunta certa é "quem decide?".

Execução é a tarefa: subir campanha, editar vídeo, montar landing page, ajustar SEO técnico, produzir criativo. É trabalho especializado, com curva de aprendizado longa e ferramenta cara. Contratar isso fora quase sempre sai melhor do que montar dentro.

Comando é outra coisa. É quem define pra quem a clínica fala, quanto cobra, qual caso quer atrair, qual número é sucesso, e quem responde por um erro na peça. Comando é responsabilidade, e responsabilidade não sai do CNPJ da clínica.

Pensa assim: você contrata um laboratório de prótese, mas não terceiriza o plano de tratamento. O laboratório executa com excelência dentro de uma prescrição que é sua.

Marketing funciona igual.

Lembre: toda vez que a agência decide algo que muda o resultado do seu negócio (preço, público, promessa, canal), você não terceirizou marketing. Você terceirizou direção.

O que fica dentro, o que sai, e por quê

Antes de descer pra cada frente, olhe o mapa inteiro. Esta tabela é o critério de decisão que você aplica em qualquer proposta que chegar na sua mesa.

Frente	Quem decide	Quem executa	Pode terceirizar?
Posicionamento, promessa e preço	Você	Você, com input da agência	Não
Titularidade de contas e domínio	Você	Você	Não
Base de leads e pacientes	Você (controladora)	Você	Não
Atendimento do lead e agendamento	Você	CRC interna com apoio de tecnologia	Não
Confirmação e comparecimento	Você	Equipe interna	Não
Resposta a avaliação pública	Você	Equipe interna	Não
Reativação, pós-operatório e recall	Você	Equipe clínica	Não
Aprovação ética da peça (CRO, TCLE)	Você (profissional responsável)	Você	Não
Leitura do número e decisão de verba	Você	Você, com o painel na fonte	Não
Gestão de mídia paga	Você define meta e verba	Agência	Sim
Produção criativa, design e edição	Você aprova	Agência ou produtora	Sim
SEO técnico e desenvolvimento do site	Você é titular do domínio	Agência ou dev	Sim
Tecnologia de atendimento	Você	Fornecedor, operando na sua conta	Sim, com ressalva

Repare no padrão: tudo que gera responsabilidade legal, titularidade ou contato direto com paciente fica dentro. Tudo que é ofício técnico sai.

Agora, item por item.

1. Titularidade dos ativos digitais: o CNPJ na conta é o seu

Este é o item que mais destrói valor quando sai errado, e o mais barato de consertar antes de assinar.

Ativo digital no nome da agência não é detalhe administrativo. É o seu histórico de otimização, a sua audiência e a sua capacidade de trocar de fornecedor sem parar de vender.

Ativo	Titular correto	O que você perde se estiver no nome da agência
Portfólio empresarial (Meta)	Clínica	Controle de quem acessa páginas, contas e catálogos da marca
Conta de anúncio (Meta)	Clínica	Histórico de campanha, aprendizado do algoritmo e faturas no seu nome
Pixel e API de Conversões	Clínica	Todo o sinal de conversão acumulado, que não se recupera
Públicos personalizados e semelhantes	Clínica	A audiência construída com a sua verba
Google Ads	Clínica, com a agência via conta gerenciadora	Palavra-chave, negativação e histórico de qualidade
Perfil da Empresa no Google	Clínica, como proprietário principal	O ativo local que mais traz busca de alta intenção
Domínio	Clínica, como titular	O endereço da marca e todos os e-mails ligados a ele
Hospedagem e site	Clínica	O site inteiro, mais o SEO acumulado
Base de leads e CRM	Clínica	O ativo mais valioso que o marketing produz
Criativos e arquivos-fonte	Clínica	A capacidade de reeditar sem refazer do zero

Meta: portfólio empresarial da clínica, agência como parceira

O modelo correto é o portfólio empresarial no CNPJ da clínica, com a conta de anúncio e o pixel dentro dele. A agência entra como parceira ou como usuária com permissão nominal.

Isso muda tudo no dia da troca. Você remove um acesso e segue anunciando na segunda-feira, com o mesmo pixel, o mesmo público e o mesmo aprendizado.

Se a estrutura estiver invertida (o seu pixel morando no portfólio da agência), a saída não é uma remoção de acesso. É uma migração, com perda de sinal e recomeço de aprendizado no meio do mês.

Google Ads: conta gerenciadora dá acesso, não deve dar propriedade

Na estrutura saudável, a conta do cliente pertence à clínica e a agência a administra por meio de uma conta gerenciadora vinculada. Segundo a Ajuda do Google Ads, mesmo quando um gerenciador detém a propriedade da conta, a conta de cliente ainda é proprietária dos dados e pode remover o acesso de propriedade.

Ou seja, o risco aqui não é perder o direito. É não conseguir exercer o direito. Se a conta nasceu dentro da gerenciadora da agência e nenhum e-mail da clínica tem acesso administrativo, você é titular dos dados e mesmo assim depende de outra empresa pra abrir a tela. Garanta um usuário administrador da clínica dentro da própria conta, não só a promessa de que a conta é sua.

Pergunta pra fazer antes de assinar: "a conta é minha e vocês administram, ou a conta é de vocês?" A resposta é binária e define o resto da relação.

Perfil da Empresa no Google: proprietário principal é você

O Perfil da Empresa no Google costuma ser a maior fonte de paciente de alta intenção da clínica, e é justamente onde o acesso vira nó com mais frequência.

O ponto crítico é o papel de proprietário principal. Só quem tem esse papel consegue transferir a propriedade principal pra outra pessoa, e a transferência não se completa instantaneamente: existe um período de espera até o novo proprietário assumir o controle de fato.

Traduzindo pro seu risco: se a agência for a proprietária principal e a relação azedar, você não resolve isso numa tarde. Deixe o perfil no seu nome desde o início e conceda o papel de gerente a quem executa.

Vale o mesmo raciocínio pra reputação: as avaliações e as fotos do seu perfil são ativo da clínica, não da campanha.

Domínio: entenda o que "administrar em nome do titular" significa

No domínio .br, existe o titular (a clínica, pelo CNPJ) e existe quem administra o registro no dia a dia, muitas vezes um provedor de serviços ou a própria agência.

A distinção importa porque quem administra recebe os boletos, controla os contatos cadastrados e opera as alterações de DNS. Se o contato técnico e o contato de cobrança forem e-mails da agência, um domínio pode expirar sem que ninguém na clínica veja o aviso.

Faça três checagens hoje: o titular é o CNPJ da clínica, existe um e-mail da clínica entre os contatos cadastrados, e você sabe onde o domínio está hospedado. É um assunto que merece atenção própria, e a gente detalhou em domínio e hospedagem em nome da agência.

Leia também: conta de anúncios e pixel ficam comigo ou com a agência?

2. A base de leads e pacientes: o ativo que o marketing produz

Campanha é despesa recorrente. A base que ela gera é patrimônio.

Se os seus leads moram só na planilha da agência, no CRM assinado por ela ou numa caixa de entrada que você não administra, você está alugando o seu próprio ativo.

Três perguntas que resolvem o diagnóstico:

1. Onde a lista mora? Em que ferramenta, sob qual conta e pago por qual CNPJ.
2. Quem consegue exportar? Se só a agência consegue, a base não é sua na prática.
3. O que sobra quando o contrato acaba? Se a resposta for "depende da boa vontade deles", é hora de mudar o arranjo.

O padrão saudável é banal: a ferramenta é contratada pela clínica, a agência recebe acesso de usuária, e a exportação completa é um direito seu escrito em contrato.

3. LGPD: a clínica é controladora, a agência é operadora

Aqui está a parte que nenhum contrato transfere.

Pela LGPD (Lei 13.709/2018), no Art. 39, o operador realiza o tratamento segundo as instruções fornecidas pelo controlador, que verificará a observância das próprias instruções e das normas sobre a matéria. Na sua operação, a clínica é a controladora (define finalidade e meios) e a agência atua como operadora (trata os dados por conta da clínica).

Note o verbo: o controlador verifica. A lei não te dá o papel de quem confia, te dá o papel de quem fiscaliza.

E a exposição é dos dois lados. Pelo Art. 42, o controlador ou o operador que, em razão do exercício de atividade de tratamento de dados pessoais, causar a outrem dano patrimonial, moral, individual ou coletivo, em violação à legislação de proteção de dados pessoais, é obrigado a repará-lo.

Sobre sanção administrativa, o Art. 52, inciso II prevê multa simples de até 2% do faturamento da pessoa jurídica de direito privado, grupo ou conglomerado no Brasil no seu último exercício, excluídos os tributos, limitada, no total, a R$ 50.000.000,00 por infração.

O que isso significa na prática pra você:

• Contrate a agência com cláusula de tratamento de dados, descrevendo finalidade, instruções e o que ela pode ou não fazer com a base.
• Exija devolução ou eliminação dos dados ao fim da relação, por escrito.
• Não permita que dado de paciente circule por planilha pessoal, WhatsApp de colaborador ou drive fora da governança da clínica.
• Trate conversa de paciente como registro clínico em potencial, não como material de marketing.

Aprofundamos o tema em LGPD na clínica odontológica e em quem controla os dados na conversa com o paciente.

4. Responsabilidade ética do anúncio: o CRO na peça é o seu

A agência produz. Quem assina é você.

Segundo o Conselho Federal de Odontologia, ao orientar sobre as normas éticas nas redes sociais sob a Resolução CFO-196/2019, as imagens só podem ser publicadas pelo próprio profissional responsável pela execução do procedimento, sendo vedada a divulgação de casos clínicos de autoria de terceiros.

A mesma orientação do CFO estabelece que em todas as imagens e vídeos deverão constar o nome do profissional e o número de inscrição junto ao CRO, e que o conteúdo só pode ser elaborado com autorização prévia do paciente ou de seu representante legal, por meio de Termo de Consentimento Livre e Esclarecido.

O CFO também aponta a vedação a expressões escritas ou faladas que possam caracterizar sensacionalismo, autopromoção, concorrência desleal, mercantilização da Odontologia ou promessa de resultado.

Leia essa lista de novo com olhos de dono. Cada item vira uma trava operacional que precisa existir dentro da clínica:

1. Banco de casos com autoria correta. Só entra caso executado por profissional da sua equipe. Caso de banco de imagem apresentado como seu é o erro mais comum e o mais caro.
2. TCLE arquivado antes da publicação. Sem termo assinado, a peça não sobe. É uma regra binária, não uma negociação de prazo.
3. Assinatura obrigatória. Nome do profissional e CRO em toda peça com imagem ou vídeo, checado por alguém da clínica.
4. Filtro de promessa. Copy que crava desfecho não passa. Descrever mecânica passa, garantir resultado não.

Quem faz esse controle não é o social media da agência. É um responsável interno com autoridade pra barrar publicação.

Dica: monte uma checagem de duas assinaturas antes de qualquer peça clínica ir ao ar: o dentista responsável pelo caso e o gestor da clínica. Leva minutos e elimina a classe inteira de problema.

5. O atendimento do lead: a agência não deveria operar isso sozinha

Este é o pedaço em que mais dinheiro vaza silenciosamente, porque parece marketing e é operação.

A campanha entrega uma conversa. O que acontece depois da conversa é a sua clínica.

E o volume não chega em horário confortável. Segundo dados internos da Odonto Results (2026), 46,0% dos leads de clínica odontológica chegam fora do horário comercial. Base: 16.719 leads na primeira mensagem do WhatsApp. Janela: 25 de março a 25 de agosto de 2026.

Isso significa que quase metade da demanda bate a porta quando a recepção já foi embora. Se ninguém responde, o custo do clique já foi pago e o paciente já foi pra outra clínica.

O gargalo aparece com clareza quando você olha a conversão dentro do canal. Segundo dados internos da Odonto Results (2026), 12% dos leads viram agendamento dentro do WhatsApp, em faixa de 9% a 15%, sem contar telefone. Base: 21.433 leads. Janela: 25 de março a 25 de agosto de 2026.

O funil completo conta o resto da história. Segundo dados internos da Odonto Results, com IA, equipe e telefone somados, 20% a 40% dos leads viram agendamento e 20% a 50% dos agendados comparecem. Base: operação de atendimento das clínicas atendidas pela Odonto Results. É uma faixa da operação, não uma medição de recorte datado, porque o fechamento por ligação não fica registrado na conversa.

Repare onde está a alavanca: entre agendar e comparecer. Nenhuma agência do mundo controla o comparecimento do seu paciente. Quem controla é a sua confirmação, a sua cadência de lembrete e a experiência que a pessoa teve na primeira resposta.

Por isso a régua é esta:

• Fica dentro: o número de WhatsApp, a fila de atendimento, o histórico da conversa, a agenda, a confirmação e o resgate de quem não compareceu.
• Pode sair: a tecnologia que acelera esse atendimento, desde que rode na sua conta, com o seu histórico e com você podendo desligar o fornecedor sem perder a base.

Nota: velocidade é infraestrutura, não talento. Segundo dados internos da Odonto Results (2026), a IA de Agendamento responde o primeiro lead em 5,7 segundos na mediana. Base: IA de Agendamento da Odonto Results no WhatsApp. Janela: 25 de março a 25 de agosto de 2026.

6. CRC e recepção: script de venda, objeção de preço e passagem de bastão

Sua CRC é a última milha do investimento em mídia. Terceirizar essa função é terceirizar a conversão.

Três coisas moram obrigatoriamente dentro da clínica:

1. O script de venda. Ele carrega o seu posicionamento, o seu diferencial clínico e a sua política de preço. Um roteiro escrito por quem não conhece a sua cadeira soa genérico e destrói ticket.
2. A objeção de preço. Quem responde "está caro" precisa saber o que o seu tratamento entrega, quais opções de parcelamento existem e até onde pode ir. Isso é decisão de negócio, não de comunicação.
3. A passagem de bastão pro dentista. O que a CRC registra, o que o dentista recebe antes da consulta e como o caso é apresentado define fechamento de alto ticket.

A agência ajuda com diagnóstico, com material e com treino de comunicação. Ela não deve operar a conversa que decide se o paciente comparece.

Se a sua CRC ainda não tem método, comece por como treinar a recepção e a CRC para vender e por como treinar a CRC para lidar com objeção de preço.

7. Posicionamento, política de preço e ticket: a agência opina, você decide

Agência boa vai desafiar o seu posicionamento. Isso é sinal de qualidade, não de invasão.

Mas a decisão final é sua, por três motivos concretos:

• Preço é operação. Ele depende do seu custo por cadeira, da sua capacidade de agenda e do mix de tratamento que você quer atrair. Ninguém de fora enxerga essa conta inteira.
• Posicionamento é promessa clínica. Quem responde por ela na cadeira é a sua equipe, não a agência.
• Descontar é irreversível na percepção. Uma campanha de preço baixo enche a agenda no mês e reposiciona a clínica pra baixo no ano.

O arranjo saudável: a agência traz dado de mercado e hipótese, você decide, e a campanha executa a decisão tomada. Não o contrário.

8. Reputação local e resposta a avaliações

Resposta a avaliação parece tarefa de rotina. Não é. É a sua clínica falando em público sobre um paciente real.

Dois riscos aparecem quando isso sai de casa:

• Sigilo. Uma resposta que confirma que a pessoa foi paciente, cita procedimento ou contesta versão pode expor informação que não deveria ser pública.
• Tom. Uma resposta defensiva ou padronizada vira print e circula.

Mantenha a redação da resposta dentro da clínica, com um responsável treinado e um padrão de tom aprovado. A agência pode monitorar, alertar e sugerir. Quem publica em nome da clínica é a clínica.

9. Relacionamento com paciente ativo: reativação, pós-operatório e recall

Aqui a fronteira é clara: paciente ativo não é campanha, é operação clínica.

Reativar quem sumiu, acompanhar pós-operatório e chamar pra manutenção são contatos que dependem de prontuário, de histórico de tratamento e de contexto clínico. Nada disso deveria ser disparado por quem só enxerga a planilha de leads.

Além do risco de constrangimento (chamar pra avaliação alguém que já está em tratamento, por exemplo), você perde a maior alavanca de margem que existe: a receita da base que você já conquistou.

Quem executa esse relacionamento é a equipe da clínica, com apoio de tecnologia se for o caso. Quem escreve a régua é você.

10. O aprendizado acumulado: quem fica mais capaz com o tempo?

Este é o custo invisível da terceirização mal desenhada.

Toda campanha produz aprendizado: qual público responde, qual criativo trava, qual oferta puxa qual tratamento, qual horário converte melhor. Se esse histórico vive só no drive e na cabeça da agência, acontece uma coisa perversa.

A cada ano de contrato, a agência fica mais capaz e a sua clínica fica mais dependente.

O antídoto é barato: um documento vivo da clínica com hipótese testada, resultado, decisão e data. Uma página por trimestre já resolve. Se você trocar de parceiro, esse documento é o que impede recomeçar do zero, tema que a gente destrinchou em quem é dono da estratégia quando você troca de agência.

11. O que PODE e deve ser terceirizado (sem culpa nenhuma)

Terceirizar não é fraqueza de gestão. É alocação de capital.

O que sai bem, e por quê:

• Gestão de mídia paga. Exige rotina diária, volume de teste e ferramenta cara. Difícil de justificar dentro de uma clínica.
• Produção criativa, design e edição de vídeo. Ofício de repertório e volume. Um bom time externo entrega mais variação em menos tempo.
• SEO técnico e desenvolvimento. Trabalho por projeto, com picos e vales. Não sustenta um cargo fixo.
• Analytics e instrumentação de rastreamento. Especialidade estreita e cheia de mudança de plataforma.
• Tecnologia de atendimento. Pode ser de fornecedor, desde que rode na sua conta e com a sua base.

A ressalva vale pra todos: você terceiriza a mão, não a régua. Meta, verba, aprovação de peça e leitura do número continuam com você.

12. O modelo híbrido que funciona na clínica que já fatura alto

O arranjo mais estável não é "tudo dentro" nem "tudo fora". É núcleo enxuto interno mais parceiro especialista.

O núcleo interno mínimo tem três papéis, que em clínica média cabem em uma ou duas pessoas:

1. Dono do número. Alguém que abre o painel, entende custo por agendamento e comparecimento, e cobra. Pode ser você, no começo.
2. Dono do atendimento. CRC ou coordenação comercial responsável por primeira resposta, agendamento, confirmação e resgate.
3. Dono da marca e da conformidade. Quem aprova peça, guarda TCLE, checa CRO na arte e responde avaliação.

O parceiro externo entra na execução: mídia, criativo, site, instrumentação. Cada lado faz o que faz melhor, e a titularidade fica inteira com você.

Se você está pesando os dois caminhos, veja a comparação completa em marketing interno ou agência e em contratar um gestor de marketing interno.

13. Custo real do in-house e o risco de internalizar a função errada

A conta que costuma ser feita: salário do profissional contra o fee da agência.

A conta que deveria ser feita:

• Salário mais encargos, benefícios e provisões.
• Ferramentas que a agência dilui entre clientes e você pagaria sozinho.
• Curva de aprendizado até a pessoa produzir resultado.
• Tempo do dono gasto em recrutamento, gestão e reposição.
• Risco de concentração: uma pessoa doente, de férias ou pedindo demissão para a operação inteira.

O erro clássico não é internalizar demais. É internalizar a função errada.

Contratar um gestor de tráfego júnior pra economizar fee normalmente sai caro em performance perdida. Contratar uma CRC boa pra atender melhor os leads que você já paga costuma se pagar rápido, porque ela atua exatamente no ponto do funil onde o comparecimento é decidido.

14. Marketing e comercial: o erro de terceirizar um e deixar o outro sem dono

Terceirizar marketing e deixar o comercial sem responsável cria a briga mais improdutiva da clínica.

A agência mostra volume de lead. A recepção diz que o lead é ruim. Ninguém está olhando o mesmo número, e o mês acaba sem decisão.

A correção é estrutural: um único dono do número que atravessa as duas pontas. Do investimento ao paciente que comparece, com uma métrica que ninguém consegue disputar.

Três regras que acabam com o cabo de guerra:

1. A meta da agência não é lead, é agendamento qualificado.
2. A meta da CRC não é atender, é comparecimento.
3. As duas metas são lidas na mesma reunião, com a mesma fonte de dado.

15. Contrato: as cláusulas que fazem a titularidade valer

Titularidade sem contrato é intenção. Titularidade em cláusula é direito.

O que precisa estar escrito:

• Titularidade dos ativos digitais. Contas, perfis, pixel, domínio e base são da clínica, e a agência atua como usuária ou parceira com acesso concedido.
• Devolução ao término. Acessos, arquivos-fonte, criativos editáveis e exportação completa da base, com prazo escrito e formato definido.
• Propriedade dos criativos. Peças produzidas com a sua verba são suas, incluindo os arquivos editáveis, não só o vídeo renderizado.
• Tratamento de dados. Papéis de controladora e operadora nomeados, finalidade descrita, e obrigação de eliminar ou devolver dados ao fim.
• Confidencialidade (NDA). Cobrindo base de pacientes, números da clínica e estratégia.
• Saída ordenada. Prazo de aviso prévio e obrigação de colaborar na transição, pra captação não parar no meio do mês.

Para os detalhes de saída e multa, veja cláusula de saída e multa rescisória no contrato com a agência e confidencialidade com a agência.

16. Governança mínima: painel único, ritual e o KPI que você lê sozinho

Você não precisa entender de mídia. Precisa conseguir ler o resultado sem depender de quem produziu o resultado.

Três peças bastam:

1. Painel único, na fonte. Um lugar só que junta investimento, lead, agendamento e comparecimento, com você tendo acesso direto às contas de origem. Slide bonito não substitui acesso.
2. Ritual fixo de revisão. Uma reunião curta e recorrente, com pauta igual todo mês: o que mudou, o que foi testado, o que decidimos.
3. Um KPI que você lê sozinho. Custo por paciente que comparece. Ele atravessa marketing e comercial e não aceita maquiagem.

Se o seu dado ainda está espalhado, comece por juntar tudo num painel único.

17. Seis sinais de que a terceirização virou dependência

Faça o teste honesto. Se três ou mais forem verdadeiros, você não tem um fornecedor, tem um ponto único de falha.

1. Você não consegue entrar sozinho na conta de anúncio nem no Perfil da Empresa no Google.
2. Você não sabe onde o domínio está registrado nem quem recebe o boleto.
3. Você não consegue exportar a base de leads sem pedir pra alguém de fora.
4. Você não sabe qual criativo está no ar agora.
5. Trocar de agência significaria parar de captar por algumas semanas.
6. O único lugar onde o resultado aparece é o relatório que a agência monta.

O sexto é o mais perigoso, porque parece organização. Relatório é interpretação. Acesso é verdade.

Se você já está nesse ponto, a saída existe e é planejável: veja como fazer a transição de agência sem parar a captação.

18. Auditoria de acessos e titularidades: o checklist pra rodar hoje

Uma sessão de trabalho resolve. Faça na ordem, anotando o resultado de cada linha numa planilha simples.

1. Portfólio empresarial Meta. Abra e confirme que a clínica é proprietária, com você como administrador. Liste quem mais tem acesso.
2. Conta de anúncio e pixel. Confirme que estão dentro do portfólio da clínica e que a fatura está no CNPJ da clínica.
3. Google Ads. Confirme que a conta é da clínica e que a agência entra via conta gerenciadora vinculada, que você pode desvincular.
4. Perfil da Empresa no Google. Confirme que você é o proprietário principal. Se não for, essa é a primeira coisa a resolver.
5. Domínio. Confira o titular, o e-mail de contato cadastrado e a data de vencimento.
6. Hospedagem e site. Descubra onde está hospedado, quem paga e se você tem acesso ao painel.
7. Perfis sociais. Confirme que o Instagram e demais perfis estão vinculados ao portfólio da clínica e que você tem acesso de administrador.
8. Base de leads e CRM. Faça uma exportação completa você mesmo, hoje. Se não conseguir, encontrou o problema.
9. Arquivos de marca e criativos. Peça o pacote com logotipo, manual, artes editáveis e vídeos em arquivo-fonte.
10. Contrato. Releia as cláusulas de titularidade, devolução, dados e saída. Anote o que falta.

Ao final, você tem um mapa objetivo. O que estiver no nome errado vira uma tarefa com prazo, não uma preocupação vaga.

Leia também: o que fazer quando a agência não entrega os arquivos de marca no fim do contrato.

Seu próximo passo

1. Rode a auditoria de titularidades ainda esta semana. Use os dez itens acima e transforme cada divergência em tarefa com responsável e prazo. Comece pelo Perfil da Empresa no Google e pelo pixel, que são os mais difíceis de recuperar depois.
2. Puxe o atendimento pra dentro e instrumente. Defina quem responde o lead fora do horário, qual é a cadência de confirmação e qual é a régua de resgate de quem não compareceu. Essa é a alavanca que a agência não opera por você.
3. Reescreva a régua da parceria. Contrato com titularidade, devolução e tratamento de dados nomeados, painel único na fonte e um KPI que você lê sozinho: custo por paciente que comparece.

Quer o marketing executado por um parceiro especialista sem abrir mão do comando, dos ativos e da base da sua clínica? Agende uma apresentação.